Para muchos pequeños emprendedores costarricenses, el teléfono celular se convirtió en caja registradora. Un cliente realiza un pago mediante SINPE Móvil, el dinero llega a una cuenta bancaria y, desde esa misma cuenta, el propietario puede pagar alimentos, servicios públicos, transporte, alquiler u otros gastos personales.
La facilidad del sistema puede convertirse, sin embargo, en un problema cuando no existe una separación clara entre el dinero que pertenece al negocio y los recursos destinados a cubrir las necesidades personales o familiares.
Sobre esta realidad, el Contador Gerardo Leal Orias planteó la necesidad de que los pequeños empresarios adopten una mayor disciplina financiera y separen las operaciones del emprendimiento de sus finanzas personales.
Leal Orias explica que una práctica bastante extendida entre pequeños emprendedores consiste en utilizar el mismo SINPE y la misma cuenta bancaria para las operaciones comerciales y para los gastos personales.
“Muchos pequeños emprendedores utilizan el mismo SINPE y la misma cuenta bancaria para recibir el dinero del negocio y para pagar sus gastos personales. Aunque esto parece práctico, en realidad puede convertirse en un obstáculo para el crecimiento del emprendimiento”.
Uso exclusivo de SINPE Móvil en el negocio
La situación no es menor. La Encuesta Nacional de Microempresas de los Hogares (ENAMEH) 2025, elaborada por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), incluyó precisamente una pregunta sobre si las personas utilizaban SINPE Móvil de manera exclusiva para el negocio. De acuerdo con los resultados ponderados publicados por el INEC, el 75,7 % respondió afirmativamente, mientras que un 24,3 % señaló que no lo utilizaba exclusivamente para el negocio.
El estudio del INEC está dirigido a personas empleadoras o trabajadoras por cuenta propia que, entre otras características, pueden no estar inscritas como sociedades, no contar con contabilidad formal, no tener un salario asignado como propietario o retirar periódicamente las ganancias para cubrir gastos personales o del hogar.
El problema de mezclar las cuentas
Para Leal Orias, el problema fundamental no está en utilizar SINPE Móvil como herramienta de cobro, sino en no establecer una separación financiera que permita conocer con claridad cuánto dinero genera realmente la actividad económica.
“Una de las primeras enseñanzas en administración y contabilidad es la separación del ente económico. Esto significa que el negocio debe manejarse como una unidad independiente de la economía personal de su propietario”.
La recomendación adquiere relevancia en un país donde los pagos electrónicos forman parte de la actividad cotidiana de miles de consumidores y pequeños negocios.
El Banco Central de Costa Rica define SINPE Móvil como un servicio dirigido al segmento de pagos al detalle que permite realizar transferencias electrónicas desde distintos canales bancarios hacia cuentas vinculadas a números de teléfono celular. El servicio funciona entre entidades financieras participantes y las transacciones se liquidan en tiempo real.
Por eso, para un pequeño negocio, tener claramente identificado cuál es el medio utilizado para recibir los pagos comerciales puede convertirse en una herramienta de control administrativo.
Leal considera que mezclar los recursos puede dificultar incluso una de las preguntas más importantes para cualquier empresario: ¿el negocio realmente está generando ganancias?
“Cuando se mezclan los ingresos del negocio con los gastos familiares, resulta difícil saber si realmente el emprendimiento está produciendo ganancias, si puede crecer o si está enfrentando problemas financieros”.
La dificultad aumenta cuando el propietario no lleva un registro sistemático de sus ingresos, gastos, compras, pagos y retiros personales.
“Además, se complica la elaboración de registros contables y el cumplimiento de las obligaciones tributarias”.
Un segundo SINPE para el negocio
La propuesta de Leal Orias es sencilla: utilizar un mecanismo separado para la actividad comercial.
“Por esa razón, es recomendable disponer de un SINPE para uso personal y otro SINPE exclusivo para el negocio”.
El planteamiento coincide con una tendencia que ya es contemplada en las estadísticas oficiales. El propio INEC incluyó en la ENAMEH 2025 una variable específica denominada “Uso de Sinpe móvil de forma exclusiva para el negocio”, lo que evidencia que la separación de los medios de pago forma parte de las prácticas financieras que se pueden medir en las microempresas de los hogares.
La separación tampoco significa necesariamente que un pequeño emprendedor tenga que convertirse inmediatamente en una gran empresa. Puede comenzar por algo tan básico como establecer una cuenta para los movimientos del negocio, utilizar un SINPE vinculado a esa cuenta y registrar los retiros que realiza para sus gastos personales.
De esa manera, el propietario puede identificar cuánto ingresó por ventas, cuánto gastó en insumos, cuánto destinó a otros costos y cuánto dinero realmente puede retirar como ganancia.
Orden también significa credibilidad
La organización financiera puede tener efectos que van más allá del control interno.
“Esta práctica no solo facilita el control de los ingresos y egresos, sino que también brinda mayor transparencia, orden y credibilidad ante clientes, entidades financieras y la Administración Tributaria”.
El Ministerio de Hacienda mantiene obligaciones relacionadas con los comprobantes electrónicos y los registros de las actividades económicas, aunque estas obligaciones varían según el régimen tributario y las características de cada contribuyente. Por ejemplo, existen reglas específicas para quienes pertenecen al Régimen de Tributación Simplificada y para otros contribuyentes sujetos a las disposiciones de comprobantes electrónicos.
Por ello, separar las cuentas no debe confundirse con una obligación automática de tener una cuenta empresarial para todos los casos. La recomendación es, principalmente, administrativa: mantener claramente diferenciados los movimientos relacionados con el negocio y aquellos correspondientes a la vida personal del propietario.
El orden financiero también puede ayudar cuando el emprendedor necesita demostrar cuánto vende, cuánto gasta y cuál es la capacidad económica de su actividad.
Formalidad como herramienta, no como castigo
En el imaginario de algunos pequeños empresarios, formalizar un negocio puede percibirse como más trámites, más controles y mayores responsabilidades.
Leal Orias plantea una visión diferente.
“La formalidad no debe verse como un castigo, sino como una herramienta para administrar mejor”.
La idea es que la formalización y el orden financiero no deberían limitarse al cumplimiento de obligaciones, sino convertirse en instrumentos para tomar mejores decisiones.
Un emprendedor que conoce sus números puede determinar con mayor facilidad si debe aumentar precios, reducir costos, invertir en equipo, contratar personal, buscar financiamiento o incluso modificar su modelo de negocio.
La ENAMEH 2025 muestra, además, que los productos financieros utilizados exclusivamente para el negocio son una práctica relevante dentro de las microempresas estudiadas. Según los datos ponderados del INEC, el 81,9 % utilizaba algún producto o servicio financiero exclusivamente para el negocio, mientras el 18,1 % no lo hacía.
El negocio necesita sus propios números
La principal dificultad para muchos pequeños emprendedores no necesariamente es vender, sino saber qué ocurre con el dinero después de cada venta.
Una persona puede observar que diariamente recibe numerosos pagos mediante SINPE Móvil y concluir que su negocio es rentable. Sin embargo, si de esos mismos fondos salen los gastos de alimentación, vivienda, transporte, servicios y otras necesidades familiares, resulta difícil determinar cuánto produjo realmente la actividad comercial.
De ahí la importancia de establecer una diferencia entre ventas, gastos del negocio, ganancias y retiros personales.
Leal Orias lo resume de esta manera:
“Un negocio ordenado inspira confianza, facilita la toma de decisiones y tiene mayores posibilidades de crecer y consolidarse”.
El desafío es particularmente importante para las microempresas de los hogares, donde la actividad económica y la vida familiar suelen estar estrechamente vinculadas. Precisamente por esa razón, la separación financiera puede ser uno de los primeros pasos para transformar un emprendimiento de subsistencia en una actividad con posibilidades reales de crecimiento.
Trabajar duro no es suficiente
El pequeño empresario suele concentrar buena parte de su esfuerzo en vender, conseguir clientes, producir y mantener funcionando el negocio.
Pero administrar también forma parte del emprendimiento.
Leal Orias considera que la disciplina financiera debe acompañar el esfuerzo diario del empresario.
“Un buen emprendedor no solo trabaja duro; también administra con inteligencia”.
Y concluye con una recomendación que puede parecer sencilla, pero que tiene consecuencias importantes para la administración de cualquier actividad económica:
“Separar las finanzas personales de las del negocio es un gran paso que marcar una gran diferencia en el éxito de su empresa”.
En una economía donde SINPE Móvil se ha convertido en una herramienta cotidiana para pagar y cobrar, aprender a utilizarlo de manera ordenada puede ser parte de esa nueva cultura empresarial.
Para el pequeño emprendedor, separar el dinero del negocio del dinero de la casa no significa complicar las cosas. Significa comenzar a saber, con mayor precisión, cuánto vende, cuánto gasta y, sobre todo, cuánto gana.
