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Todos los proyectos se realizan dentro de “organizaciones” cuyas características se deben tomar en cuenta para gestionarlos.
Cada organización tiene su “forma de trabajar” y algunas de ellas lo han establecido “formalmente” por medio de normas, políticas, procedimientos, reglamentos, leyes, etc.
La estructura de la organización también influye en el modo de gestionar los proyectos:
Existen organizaciones muy tradicionales de una manera muy funcional clásica, en la que cada colaborar tiene un superior muy definido y es la que me ayuda a dirigir la organización de una manera descendente podríamos resumirlo.
Hay algunas organizaciones que están más orientadas a proyectos de una manera más trasversal, los gerentes de proyectos tienen mucho más independencia y autoridad.
Hay organizaciones matriciales con características intermedias entre las anteriores.
ACTIVOS DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN
Los activos de procesos de una organización:
Los activos se refieren a los procesos y procedimientos.
Además de las bases de conocimientos “disponibles” para las personas que ejecutaran los proyectos.
Procesos y procedimientos: Son los estándares, normas, políticas, procedimientos de calidad, auditorias, etc.
Existen criterios de evaluación: como pueden ser los criterios para evaluar el funcionamiento de las personas, de un equipo de trabajo, los criterios de evaluación de los resultados, los criterios de aceptación de una tarea.
EJEMPLOS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE UNA ORGANIZACIÓN
PLANTILLAS DE TRABAJO: Hay algunas organizaciones que para hacer determinada tarea tienen unas plantillas en que la persona va anotando cualquier desviación a la plantilla.
LISTA DE VERIFICACIÓN: Lista de verificación es una especie de cotejo donde la persona va apuntando cada uno de los pasos que ha seguido, según la recomendación de la propia organización.
NORMAS DE COMUNICACIÓN: Es, por ejemplo, de que manera se utilizan los correos electrónicos. Hay organizaciones que determinan el tiempo máximo de respuesta a un correo electrónico, la forma en que debe ser redactado, hay organizaciones que piden agregar un enunciado de política de confidencialidad, hay organizaciones que piden no enviar archivos adjuntos, etc.
MEDIOS DE CONTROL FINANCIERO: Este se refiere a que, porque medio se controla por estas organizaciones, el ejerció del presupuesto también es un ejemplo de procesos y procedimientos de una organización.
Activos de procesos en una organización
BASES DE CONOMIENTOS “DISPONIBLES”
Nos referimos al resultado del desempeño de los procesos de, por ejemplo, ¿qué resulto ayer?, ¿qué sucede cada vez que aplica el proceso?
Esa información que está disponible es una base de conocimiento que nos sirve para no repetir los mismos errores para mejorar el desempeño, para disminuir los tiempos o para aumentar la eficacia de dicho proceso.
La información histórica se refiere precisamente a como fue logrado o conseguido el proceso anterior.
Toda la información que se tenga al respecto se consideran base de conocimiento.
La gestión de la configuración: Se refiere a las versiones de los documentos que nos permitirán entonces verificar los cambios a documentos, a la línea base, las revisiones, todo tipo de cambios no solo a los documentos sino también a las metas, los riesgos registrados, etc.
Todo esto hace parte de la base de conocimientos.
*Nuestra visión es ser la organización reconocida por su prestigio en el tema de la calidad, contribuyendo a la formación de una cultura de la calidad en la sociedad. Ser líderes en la promoción de la excelencia organizacional, empresarial y profesional, así como en el intercambio de conocimientos, desarrollo y difusión de investigaciones e iniciativas en torno a la calidad y afines. Contar con un equipo profesional muy competente cuya organización se enfoque en el servicio al cliente, empresas y alumnos y la eficiencia de sus procesos, siendo ambos el soporte que permite nuestro quehacer.
